HMRC wymaga trzymania rekordów firmowych przez co najmniej 5 lat po terminie 31 stycznia dla danego roku podatkowego — praktycznie około 6 lat. 6-letni sejf HMRC przechowuje wszystko, żebyś był zgodny bez kiwnięcia palcem.
Co trzymamy
- Zdjęcia paragonów — każde zdjęcie lub PDF wgrany przez skaner.
- Dane OCR — pola strukturalne (sprzedawca, data, kwota, VAT, kategoria) wyciągnięte z każdego paragonu.
- Faktury — każda wystawiona faktura jako wysłany PDF + strukturalny wpis w bazie.
- Wysyłki HMRC — każda deklaracja VAT, aktualizacja MTD ITSA, FPS, CIS300 plus IRmark od HMRC.
- Ślad audytu — każda istotna akcja (kto, kiedy, co zmienił).
Jak jest przechowywane
- Szyfrowanie AES-256 w spoczynku.
- Vercel Blob z losowymi sufiksami URL.
- Neon Postgres z codziennymi kopiami zapasowymi.
- TLS 1.3 w przesyłce.
Retencja
Wszystko jest trzymane przez pełny okres HMRC — 6 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczy dokument. Nawet po zamknięciu konta trzymamy dane oznaczone do usunięcia do upływu okresu ustawowego, potem są kasowane.
Pobieranie rekordów
Ustawienia → Dane → Wyeksportuj wszystkie dane uruchamia asynchroniczne zadanie. Dostajesz ZIP z każdym zdjęciem paragonu, każdym PDF faktury, każdym XML wysyłki HMRC i zrzutem JSON / CSV każdego wpisu.
Przy zapytaniach HMRC
Jeśli HMRC poprosi o rekordy, eksport daje wszystko, o co mogliby zapytać. Możesz też udostępnić pojedynczy paragon ze strony szczegółów Wydatki — opcja "udostępnij link tylko do odczytu" daje 7-dniowy token.